Samenwerkingsgedrag in circulaire bouwprojecten veranderen

Tran-Ci-Bo: transitie circulair bouwen. De omslag waar we met z’n allen aan werken. Ook de naam van het onderzoeksprogramma van Vrije Universiteit Amsterdam en TU Delft, waarbij gekeken wordt naar hoe je circulair samenwerken kunt vormgeven. En dat begint bij het kijken naar het gedrag in samenwerkingen en wat daarin werkt of juist tegenwerkt. Voor ons reden genoeg om hier de tweede collegetour van het jaar aan te wijden. En ook jij kunt meedoen aan dit onderzoeksprogramma. Verderop lees je hoe.

TranCiBo: samenwerkingsgedrag veranderen

De traditionele manier van (samen)werken in bouwprojecten kan circulaire innovaties tegenwerken. Daarom richt het onderzoeksprogramma TranCiBo zich op het veranderen van samenwerkingsgedrag in circulaire bouwprojecten. Elonie Kooter en Manon Eikelenboom van Vrije Universiteit Amsterdam werken daarom samen met een team van hun universiteit en TU Delft plus een consortium van publieke en private partijen (een overzicht van de partijen vind je in de presentatie van Elonie en Manon).

Om de transitie naar circulaire bouwprocessen te versnellen, is verandering in gedrag nodig. En gedrag is moeilijk te veranderen. Om een voorbeeld te noemen: in veel bouwprojecten ontbreekt het nog aan flexibiliteit, zeker op het gebied van de planning. Juist in de transitie naar circulair bouwen moet tijdens het hele bouwproces nog veel onderzocht worden en is dus flexibiliteit belangrijk. Daarnaast lijkt er in de traditionele manier van bouwen nog een gevoel van wantrouwen te heersen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, is er onvoldoende gelijkheid binnen samenwerkingen en wordt er (te) weinig kennis gedeeld.

Verandering stimuleren

Met behulp van etnografie (een vorm van kwalitatief onderzoek waarbij de onderzoeker zich onderdompelt in een gemeenschap of organisatie om gedragingen en interacties van dichtbij te kunnen observeren) wil het TranCiBo-onderzoek het samenwerkingsgedrag in projecten, organisatie en instituties begrijpen. Van daaruit wil het onderzoeksteam veranderingen in samenwerkingsgedrag stimuleren met interventies. Ze observeren het gedrag binnen een project of organisatie en kijken naar de versnellers en barrières.

“Stilstaan bij je handelen is vooruitgang”, is een Loesje-uitspraak die aangeeft hoe belangrijk het is om te reflecteren op gedrag en zo opnieuw na te denken over de rolverdeling binnen een project of organisatie. Onderzoek naar samenwerkingsgedrag binnen een hele keten wordt meegenomen in het onderzoek door TU Delft.

Toolbox

De uitkomst van het onderzoek wordt vertaald naar een toolbox die gedragsverandering in circulaire bouwprojecten stimuleert. Denk aan nieuwe rolverdelingen binnen een team om anders en beter samen te werken en aan (gevalideerde) interventies zoals verschillende reflectiemethodes om samen tot gewenst gedrag te komen.

Samen dezelfde taal spreken en onderzoeken wat werkt (en wat niet)

Mark Boschman, architect-partner van RoosRos Architecten, pakte onze ‘handschoen’ op en bracht een project in om het TranCiBo-onderzoek aan den lijve te ondervinden voor deze collegetour en om er natuurlijk ook zelf van te leren.

Het project dat de TranCiBo ‘treatment’ onderging, is de (ver)nieuwbouw van een onderwijsgebouw in Eindhoven. Tijdens het proces binnen het bouwteam bleek dat er nogal een verschil was in hoe er gedacht wordt over circulariteit. Daarom maakte RoosRos een samenvatting van de leidraad Circulair Ontwerpen van CB’23 om tot eenzelfde taal te komen.

De circulaire ambitie van het bouwteam koppelden ze ook aan de ambities van Het Nieuwe Normaal (0.2; inmiddels is 0.3 Gebouw gepubliceerd). Ze analyseerden een van de bestaande gebouwen om te zien of en welke delen er hergebruikt konden worden. Gaandeweg bleek zo dat de gestelde ambitie op hergebruik niet behaald kon worden. Daarnaast bleek een nieuwbouwstrategie niet haalbaar te zijn, op basis van de verwachte kosten en een gebrek aan vervangende huisvesting tijdens de (nieuw)bouw. Een variant daarop sneuvelde ook, op basis van beheer en onderhoud.

Vertragers en versnellers: communicatie is ‘key’

Hoewel Manon en Elonie pas vier weken met het project van RoosRos meeliepen, hadden ze al een goede, eerste indruk van de samenwerking. Vooral de bereidheid om circulariteit te onderzoeken en daarover te communiceren, viel hen op. Met het bouwteam als contractvorm leg je dan een goede basis om samen op onderzoek te gaan.

Alle bouwteamleden, inclusief de gebruiker, werden vanaf het begin meegenomen in het project en keuzes die gemaakt worden met een PSU (project startup), met wekelijkse meetings en het gebruik van een circulair dashboard. Deze onderdelen ziet TranCiBo als versnellers.

Vertragers, de zaken die de samenwerking kunnen ondermijnen, werden ook gesignaleerd. Doordat er verschillende circulaire experts aan tafel zitten bij het project van RoosRos kan er onderling wantrouwen en haantjesgedrag ontstaan. Naast verschillende experts, zijn er ook nieuwe rollen in het team. Dit kan voor verwarring zorgen onder de teamleden.

Ook kunnen onderlinge irritaties ontstaan als een circulaire ambitie niet gehaald wordt en wanneer besluiten (over circulariteit) te lang in de lucht blijven hangen.

Aan de vertragers die genoemd werden, wordt binnen het bouwteam van het onderwijsgebouw gewerkt. Maar er kunnen alsnog vertragers blijven ontstaan.

Interventierichtingen

Om vertragers voor te zijn of vroeg om te zetten in versnellers, zijn er meerdere interventierichtingen om te volgen. Rondom de uitvraag kan je rekening houden met wie je selecteert voor je team, welke contractvorm er gekozen wordt en hoeveel flexibiliteit je opneemt in het budget.

Bij de start van het project kan je al veel helderheid scheppen door een project startup te houden, door duidelijk te zijn over alle rollen binnen het team waarbij je benoemt waar partijen elkaar aanvullen. Ook is het aan te raden om de circulaire ambities en onderzoeksmogelijkheden met elkaar te bespreken.

Tijdens het project tenslotte blijft het belangrijk om alle partijen regelmatig te betrekken bij het project en om besluiten zorgvuldig bij te houden. Communicatie daarover moet te allen tijde duidelijk zijn en blijven. Daarbij is het essentieel om de verschillende afdelingen binnen de organisatie ook tijdig mee te nemen. Daarnaast is het raadzaam om ook informele activiteiten te organiseren binnen het projectteam. Een regisseur in het team kan ook een versneller van de circulaire samenwerking zijn.

Break-outs

Na de bevindingen van het onderzoeksteam, werden de aanwezigen gesplitst in break-out rooms om van gedachten te wisselen over de aangedragen versnellers en vertragers. Hieruit kwamen het volgende naar voren:

• Het organiseren van informele activiteiten en het betrekken van alle partijen werd door meerdere aanwezigen herkend als versneller.
• Verwachtingen beter uitspreken, echt met elkaar bespreken waar je naartoe wilt.
• Er zijn nog veel traditionele contractvormen en die bieden over het algemeen weinig flexibiliteit. Iets wat je juist nodig hebt bij circulaire samenwerking en dito projecten.
• Vertragers die herkend werden:
  • circulaire ambities kwijtraken door budgetredenen
  • moeite met het meenemen van de interne organisatie, omdat circulariteit nog niet concreet is
  • sloper pas laat in het proces meenemen in het proces en team
• Suggestie: kijk in het afwegingskader op welke punten de besluitvorming plaatsvindt.
• Suggestie: betrek een onafhankelijke procesleider/externe partij (die ieders kwaliteit ziet) bij het team.
• En een vraag: wat hoopt de gemeente (opdrachtgever) uit het proces (van de mini-case die RoosRos aandroeg) te leren?

Circuleren kun je leren

Carla Groot-Djakou wakkert vuurtjes aan en verbindt ze aan elkaar om mensen mee te nemen in verduurzaming. Zo kijkt ze als transitiemanager naar hoe je van beperking naar kans kunt gaan door verbindingen te leggen tussen mensen en afdelingen van organisaties.

Haar motto: “Circuleren kun je leren” en dat doet ze door ‘nudging’, een motivatietechniek waarmee je mensen op een subtiele manier een zetje geeft richting verandering. Een van de tools die ze hiervoor inzet, zijn de Sustainability Games. Dit is een verzameling online mini-games waarmee je op een laagdrempelige manier bijvoorbeeld kunt zien hoe het met je eigen kennis van circulariteit gesteld is. Binnen organisaties zijn het handige tools om de ‘learning gap’ inzichtelijk te maken.

In plaats van platte voorbeelden laten zien van de Sustainability Games, mochten we zelf aan de slag met de R-en test om te zien hoe het gesteld is met onze kennis van de circulaire economie. Zoals je in de afbeelding boven deze tekst ziet, scoorden de aanwezigen allemaal hoog.

Wat we meenemen uit deze collegetour? Willen we daadwerkelijk leren en het gedrag in samenwerkingen veranderen, dan moeten we dat ‘hier en nu’ aanpakken. Flexibiliteit en communicatie zijn daarin belangrijke factoren.

Wil je ook meedoen aan het TranCiBo-onderzoek voor:

• Extra aandacht voor de samenwerking in je projectteam
• Inzichten in belemmeringen en versnellers in het samenwerkingsproces

En heb je een bouwproject dat voldoet aan de volgende criteria:

• Heeft een hoge circulaire ambitie
• Is in de fase tussen SO en DO
• Het projectteam staat open om te reflecteren

Neem dan contact op met Thirza (thirza@icircl.nl) of Manon (m.manon.eikelenboom@vu.nl), dan onderzoeken we de mogelijkheden!